Zalety i wady obsługi informatycznej firm

Kiedy firma zleca na zewnątrz swoje potrzeby IT, zyskuje kilka korzyści. Najbardziej oczywistą jest to, że może osiągnąć większą wydajność pracowników wewnętrznych i wygenerować większą produkcję. Jednocześnie outsourcing umożliwia firmie kontrolę kosztów i bezpieczne przechowywanie informacji cyfrowych. To ostatecznie prowadzi do zwiększenia przychodów i wzrostu.

Niepewność

Outsourcing IT przynosi firmom korzyści na wiele sposobów. Zapewnia oszczędność kosztów i pozwala firmom skupić się na swojej działalności. Może również przenieść odpowiedzialność za starsze systemy. Istnieje jednak kilka wad outsourcingu. Istnieje kilka czynników, które należy rozważyć przed podjęciem decyzji. Czynniki te zostały omówione w tym artykule.

Jedną z wad outsourcingu jest ryzyko nieukończenia projektu na czas. Jeśli projekt jest zbyt złożony, może trwać dłużej niż oczekiwano. Jednak ryzyko to może być zrównoważone przez szybszy czas wprowadzania na rynek. Dzięki temu firmy mogą szybciej reagować na zmiany rynkowe. Dodatkowo, zakres projektu może się znacznie zmienić w czasie, co utrudnia zarządzanie nim. Outsourcing dobrze nadaje się do projektów, które podlegają szybkim zmianom, ponieważ umożliwia firmom łatwe dodawanie i usuwanie personelu.

Oprócz oceny kosztów outsourcingu, firma musi również wziąć pod uwagę działalność wewnątrz firmy. Na przykład lokalizacja rozwoju nowego produktu jest bezpośrednio związana z niepewnością kosztów. Badanie ma na celu opracowanie teorii, która pomaga firmom zrozumieć te decyzje. Poprzez zastosowanie teorii do rzeczywistego studium przypadku, badanie może pomóc firmom lepiej określić, gdzie zlecić na zewnątrz swoje procesy biznesowe.

Kolejnym wyzwaniem w badaniu związku pomiędzy niepewnością projektu a wyborem umowy jest brak wiarygodnych miar niepewności na poziomie projektu. Użycie księgowej miary niepewności na poziomie przedsiębiorstwa może pomóc firmom zmierzyć niepewność danego projektu i podjąć świadomą decyzję. Ryzyko związane z niepewnością można również zmniejszyć poprzez zbudowanie siły roboczej, która jest w stanie poradzić sobie z niepewnością. Rozwijanie zwinności operacyjnej ma kluczowe znaczenie dla firm i powinno być dla nich głównym celem.

Koszt

Chociaż dostępnych jest wiele różnych usług outsourcingu IT, ważne jest, aby zrozumieć czynniki, które wpływają na koszt. Na przykład rozwój oprogramowania jest droższy w Ameryce Północnej niż w Azji Południowej. Różnica między tymi krajami jest najprawdopodobniej spowodowana wyższymi kosztami życia i płacami. Innym czynnikiem są różnice kulturowe i strefy czasowe. Podczas gdy kraje o niskich kosztach mogą oferować niższe stawki, często oferują jakość poniżej normy i mogą być trudne w komunikacji.

Partnerzy outsourcingu IT zazwyczaj pobierają opłaty za godzinę pracy. Stawki te mogą wynosić od 20 USD za godzinę do znacznie ponad 50 USD za godzinę na rynkach zachodnich. Cena dla MSP będzie również obejmować monitorowanie bezpieczeństwa, kopie zapasowe i aktualizacje. Mogą one nawet przechowywać serwery w centrach danych poza siedzibą firmy. Czynniki te mogą stanowić nawet 30% całkowitego kosztu obsługi IT dla firm.

Oprócz wdrażania tych nowych podejść opartych na technologii, wielu dostawców usług IT dodaje różne możliwości. Te nowe możliwości mogą poprawić doświadczenia użytkowników, zmniejszyć koszty i poprawić jakość. Istnieje jednak wiele ukrytych kosztów, które klienci powinni wziąć pod uwagę. Wiele firm nie bierze pod uwagę kosztów reengineeringu, integracji i szkoleń związanych ze zmianą dostawcy.

Efektywny kosztowo outsourcing IT może pomóc firmie w skróceniu czasu i obniżeniu kosztów poprzez wyeliminowanie zadań niezwiązanych z podstawową działalnością. Outsourcing może również pomóc firmie w zdobyciu strategicznej wiedzy technologicznej. Niektóre firmy decydują się na outsourcing IT, ponieważ ich wewnętrzny zespół IT jest zbyt przeciążony. Koszt obsługi IT dla firm różni się w zależności od zakresu projektu.

Dedykowany zespół specjalistów IT może być opłacalny. Oprócz zmniejszenia kosztów operacyjnych, dedykowany zespół IT może zapewnić wysoko wyszkolonych pracowników w przystępnej cenie. Koszty tego typu usług są często mniejsze niż koszty zatrudnienia pełnoetatowego pracownika IT. Dedykowany zespół IT może pomóc w rozwoju organizacji.

Komunikacja

Komunikacja jest ważnym elementem obsługi informatycznej firm, ponieważ pomaga obu stronom we wzajemnym zrozumieniu i omówieniu kwestii związanych z działaniem systemu. Jednym ze sposobów wspierania efektywnej komunikacji jest stworzenie interaktywnego środowiska, w którym odbiorca może się zaangażować i przyjąć informacje. Po drugie, interaktywna komunikacja powinna obejmować osobę do bezpośredniego kontaktu, która może udzielić odpowiedzi na pytania i zapewnić spełnienie wymagań systemu.

Innym sposobem na poprawę komunikacji jest stworzenie otwartego kanału komunikacyjnego. Na przykład, jeśli firma posiada dedykowany intranet, powinien on być tak skonfigurowany, aby pracownicy mogli go używać do komunikacji między sobą. Jeśli jednak pracownicy nie czytają intranetu, nie ma on żadnego sensu. Utrzymanie otwartych i jasnych kanałów komunikacyjnych pomoże zapewnić, że linia produkcyjna będzie nadal działać płynnie.

Firmy mogą zdecydować się na usługi outsourcingu komunikacji, aby obniżyć koszty i zapewnić lepszy poziom usług dla klientów. Firmy te oferują różne rodzaje komunikacji i mogą obsługiwać firmy z różnych branż. Mogą one również świadczyć usługi help desk i wsparcia produktowego, a także doradztwo technologiczne, rozwój i integrację oraz zarządzanie wydatkami.

Komunikacja wewnętrzna jest również ważna dla firm, ponieważ pomaga menedżerom lepiej zarządzać pracownikami. Zarządzanie pracownikami jest jednym z najtrudniejszych aspektów prowadzenia firmy, dlatego skuteczna komunikacja między kierownictwem a pracownikami jest niezbędna, aby zapewnić, że wszyscy pracują w tym samym celu. Dobry plan komunikacji może pomóc poprawić zaangażowanie pracowników, współpracę i produktywność.

Okres przejściowy

Okresy przejściowe w usługach IT dla firm wymagają starannego planowania i nadzoru, zwłaszcza jeśli po raz pierwszy zleca się je zewnętrznemu dostawcy. Mogą być również skomplikowanym przedsięwzięciem, jeśli właśnie zmieniono dostawcę usług lub odnawia się umowę z dotychczasowym. W niektórych przypadkach przejście wymaga poważnej transformacji rozwiązania, np. wdrożenia innych cen i poziomów usług lub zmiany sposobu, w jaki dotychczasowy dostawca kontaktuje się z klientem.

Podczas transformacji zarówno kupujący, jak i usługodawca powinni ustalić strategię komunikacji i mediów. W ten sposób mogą chronić swoje marki i wizerunek. W tym czasie powinni również skupić się na szkoleniu pracowników firmy zewnętrznej. Ten okres przejściowy jest również kluczowy dla ustalenia własności aktywów firmy. Niektórzy outsourcerzy mogą potrzebować przejąć istniejące aktywa firmy.

Okresy przejściowe w obsłudze IT dla firm wiążą się z wdrożeniem nowego modelu usług. Wiąże się to z określeniem sposobu i miejsca alokacji zasobów, ustaleniem optymalnych zadań i funkcji, udokumentowaniem procesów oraz podjęciem decyzji o terminie wdrożenia nowego modelu. W wielu przypadkach okres przejściowy rozpoczyna się w pierwszym dniu obowiązywania umowy outsourcingowej i zazwyczaj wymaga mniej niż jednego roku na ustabilizowanie usługi.

Outsourcing tworzy również koszty wewnętrzne. Na przykład, musisz płacić za komunikację pisemną i werbalną, a także musisz płacić personelowi wyższego szczebla za podtrzymywanie morale wśród członków zespołu niższego szczebla. Dodatkowo, Twoja firma potrzebuje, aby kierownictwo wyższego szczebla regularnie kontaktowało się z nimi wszystkimi, aby upewnić się, że robią wszystko, co powinni.

Dobrze zaplanowany okres przejściowy jest niezbędny dla powodzenia relacji z outsourcerem. Poprawi to zarówno relacje dostawca-klient, jak i biznes. Jednak płynne przejście nie gwarantuje sukcesu, więc właściwe planowanie jest niezbędne po obu stronach. Zatrudniając ekspertów z doświadczeniem w zakresie przejść, można zwiększyć szanse na udaną relację outsourcingową.

Usługodawca

Outsourcing IT pomaga firmom zaoszczędzić na kosztach operacyjnych. Zamiast zatrudniać pracowników, mogą zlecić tę pracę dostawcy usług, oszczędzając na wynagrodzeniach i podatkach od wynagrodzeń. Ponadto dostawcy usług zarządzanych dają firmom większą kontrolę nad ich projektami i rozwiązaniami IT. Zapewniają również szerszy zakres usług informatycznych dla firm.

Często dostawca usług IT na zewnątrz będzie korzystał z wysoce zaawansowanej technologii. Usługi te mogą być dostępne poza siedzibą firmy za niską miesięczną opłatą. Outsourcowane usługi IT dla firm również uwolnić pracowników wewnętrznych z kłopotów uczenia się skomplikowanego sprzętu i systemów oprogramowania. Dzięki temu firmy mogą skupić się na innych obszarach swojej działalności.

Wybierając dostawcę usług, firmy muszą określić, jak bardzo potrzebują IT. To pomoże im wybrać odpowiedniego dostawcę. Niektóre firmy decydują się na outsourcing niektórych funkcji IT, podczas gdy inne decydują się na posiadanie własnych wewnętrznych zespołów IT. Aby określić, jakie usługi najlepiej zlecić na zewnątrz, firmy muszą zdecydować, które funkcje są najbardziej krytyczne, a które mogą być zarządzane wewnętrznie.

Dostawca usług może pomóc firmom w zmniejszeniu kosztów poprzez obsługę technicznych aspektów sieci i bezpieczeństwa. Dzięki temu pracownicy działu IT będą mogli skupić się na prowadzeniu działalności. Dostawca usług zarządzanych może również przeprowadzać aktualizacje i rozwiązywać problemy, pozostawiając firmie możliwość skupienia się na jej podstawowej działalności. Chociaż opcja ta jest bardziej kosztowna niż zatrudnienie wewnętrznego personelu IT, może zaoszczędzić pieniądze w dłuższej perspektywie poprzez zapobieganie kosztownym problemom, które mogą mieć wpływ na działalność firmy.

Outsourcing jest opłacalnym rozwiązaniem dla firm, ponieważ eliminuje koszty zatrudniania i szkolenia pracowników wewnętrznych. Firma płaci tylko za usługi, które są rzeczywiście wykorzystywane. Ponadto, jeśli firma potrzebuje zaawansowanych rozwiązań IT, dostawca usług może pomóc w opracowaniu najnowocześniejszych produktów i usług. Dzięki temu firma uzyska dostęp do nowoczesnych narzędzi informatycznych i zaawansowanych umiejętności.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]